20 de probleme pe care le poti intampina ca organizator de conferinte

Conferintele sunt, in general, un fenomen incredibil ce aduna oameni in acelasi loc dintr-o anumita industrie, pentru un timp limitat. Scopurile acestor evenimente difera de la caz la caz – aducerea oamenilor din online in offline, networking, business, promovarea unei culturi responsabile intr-o anumita industrie, educarea unei industrii, profit, dezvoltarea unei comunitati sau maximizarea potentialului uneia samd. Dar cat de simplu e ca organizator sa construiesti un eveniment?

Disclaimer: Exista riscul ca unele paragrafe sa para mai rautacioase, nu sunt ci doar sunt evenimente intamplate de-a lungul timpului si toate sunt enumerate doar pentru a ridica un semnal si eventual, sa fie remediate, unde se poate.

Putin despre mine

Desi organizarea evenimentelor nu este activitatea principala ce prefer sa o fac, fiind inclinat mai mult pe provocari tehnice sau analitice, mereu m-am ghidat de ideea ca daca ceva lipseste, il pot construi chiar eu.

Printre primele evenimente in care am fost implicat in calitate de Co-organizator se numara Braincode (2008-2009), un concurs online apartinand unei comunitati virtuale pentru IT-isti. A urmat OpenIT in Suceava (doua editii, in 2009), un fel de Hackaton individual inainte ca termenul se devina mainstream in Romania. Defapt, nici nu stiam ca organizam un hackaton, acum exista Hackaton-uri in echipa, hackaton-uri individuale, hackaton-uri de securitate, hackaton-uri pentru institutiile publice, hackaton pentru orice.

Aveam vreo 16-17 ani cand am co-organizat acele evenimente, trebuia sa ma joc mai mult, nu? 🙂

 

Prin 2010-2011, am inceput sa ma implic si in organizarea evenimentului GREPIT in Botosani, un concurs pentru liceenii ce aveau proiecte IT interesante si doreau sa fie recunoscute de un juriu de specialitate, sa primeasca feedback, premii samd. Cum sunt acum concursurile de startup-uri unde ai un pitch de 5 minute in fata unor investitori, iar daca acestia te plac, te finanteaza.

In 2011 am luat-o pe cont propriu cu DefCamp, o conferinta dedicata exclusiv audientei pasionate de securitate informatica, un loc in care specialistii din industrie dar si pasionatii se aduna pentru cateva zile intr-o locatie, asista la prezentari, participa la concursuri, se cunosc si fac schimburi de experienta si idei. De la vreo 60 de participanti la prima editie din Bran, anul trecut ne-am apropiat periculos de 700 din aproape 30 de tari veniti la Bucuresti, oameni cu care nu te plictisesti niciodata. De acolo au aparut mutatii ale evenimentului, la scara mai mica – 127.0.DefCamp – un eveniment de securitate IT organizat in orasele principale din tara ca Iasi, Timisoara sau Cluj; Sparks, un eveniment organizat regulat in Bucuresti anul trecut. Am experimentat multe. 🙂

Totusi, nu sunt organizator si nu ma consider un organizator profesionist de evenimente dar in timp, am avut multe situatii interesante.

Ce probleme logistice poti intampina?

Daca organizarea evenimentului nu se face printr-o agentie, tot timpul va crapa ceva inainte sau in timpul evenimentului. Dar sa enumeram cele mai importante:

Prezentarile

O problema foarte mare de care trebuie tinut cont este ca unele prezentari se pot intinde mai mult decat timpul alocat, sau de ce nu, mai putin. Un moderator ar fi perfect, insa uneori exista riscul sa ai un speaker incapatanat care nu vrea sa mai plece de pe scena. E foarte dificil sa iei o decizie atunci, dar cineva trebuie sa o faca.

Proiectoarele

Exista riscul ca un proiector sa nu functioneze cum te-ai asteptat, de aceea e bine sa fie cineva prin preajma cand acesta are probleme. Si noi am avut problema aceasta chiar anul trecut la DefCamp, o problema ce a fost rezolvata dupa 2 prezentari, in tot acest timp mergand doar 2 din cele 3 proiectoare.

Mancarea

Se formeaza coada? Exista suficienta? Ajunge la timp? Exista mancare si pentru vegetarieni? Spre exemplu, la una dintre editiile DefCamp am aflat cu stupoare ca drumurile spre locatie au fost inchise pentru ca se faceau simulari pentru 1 Decembrie. Degeaba ne-am certat cu politia, jandarmi si cine mai era pe acolo. Pe langa faptul ca participantii au intarziat foarte mult in acea zi, era cat pe ce sa nu putem pune la dispozitie mancarea pentru participanti. Dar am avut noroc.

Speakeri

Vorbitorii unui eveniment sunt printre cele mai importante aspecte de care trebuie tinut cont (alaturi de participanti si parteneri). Mereu apar probleme cu acestia – uneori nu pot ajunge, uneori vor cere bani ca sa vorbeasca, alteori au cerinte care sunt greu de indeplinit insa nu trebuie uitat ca acestia trebuie sa se simta bine iar daca sunt din afara Romaniei, arata-le putin imprejurimile fiindca ei pot deveni ambasadori ai tai si ai tarii.

Voluntari

O alta problema de care se izbeste aproape orice eveniment sunt voluntarii. Trebuie sa fii pregatit ca unul dintre voluntari sa nu poata functiona la capacitate maxima, sau sa nu aduca rezultatele asteptate. E important sa fii atent pe cine alegi in echipa, sa te consulti cu ei, sa fii alaturi de ei iar in final sa iti dai seama care este motivatia lor si de ce sunt alaturi de tine. Am observat ca o echipa mai compacta poate fi mai eficienta, iar fetele sunt mai pragmatice atunci cand vine vorba de reactii rapide si situatii neprevazute, cu putin ghidaj. 🙂

Timpi morti

Exista riscul ca uneori o situatie imprevizibila sa decaleze flow-ul evenimentului, sau, de ce nu, ca un speaker sa nu poata ajunge. Am avut intr-un an o situatie cu un speaker ce a fost oprit de politie chiar in drum spre eveniment. Nu mai retin daca i-a fost suspendat permisul, dar noi am fost nevoiti sa acoperim gaura cu activitati improvizate. In alt an, cineva a suferit un accident si a ajuns la spital. Se intampla, trebuie sa fii pregatit si sa nu stai, ci sa actionezi!

Lista poate continua la nesfarsit dar in functie de tipul evenimentului pot interveni si alte probleme ce tin, spre exemplu de: materiale promotionale, nefunctionarea altor echipamente, workshop-uri, infrastructura wireless, filmare & fotografii, cazare, entertainment, after party, standuri, concursuri, check-in samd.

Trebuie sa intelegeti foarte bine unde sunt zonele sensibile, ce poate crapa si sa aveti un plan de rezerva sau sa improvizati.

Insa fiti calmi, nu disperati! Marea majoritate a participantilor nu vor observa, iar cei care vor observa de cele mai multe ori vor fi intelegatori.

Ce probleme poti intampina in cautarea partenerilor?

Exista doua tipuri de evenimente, cele cu taxe de participare mari, dezvoltate si adresate in general reprezentantilor din mediul corporatist nefiind necesara o implicare ridicata din partea sponsorilor, si cele dezvoltate de ONG-uri sau entitati independente, cu taxe de participare reduse, accesibile, dar care depind intr-un procent mai semnificativ de sustinerea unor sponsori.

A doua categorie e mai apropiata de experienta mea, asa ca ma voi rezuma doar la problemele intampinate de noi, dar care uneori se aplica si in prima situatie in cazul conferintelor costisitoare.

Incredere

M-am izbit de neplacuta situatie de a fi etichetat ca un copil si tratat cel putin in prima faza ca unul. De asemenea, chiar daca nu sunteti un copil, problemele de incredere vor exista. Abordarea mea a fost cea a pasilor marunti – anul acesta un parteneriat mic, sa vezi cum e, la anul hai sa ridicam stafeta. Trebuie mereu sa ai un exemplu la dispozitie care sa demonstreze ca promisiunile ce le faci sunt duse la bun sfarsit.

Ignoranta sau refuz

Un bun organizator de evenimente trebuie sa fie pregatit la foarte multa ignoranta din partea potentialilor parteneri – uneori e mai bine sa iti spuna nu, decat sa ignore in totalitate mesajul dar din pacate de cele mai multe ori nici refuzul nu apare. Organizatorii de evenimente chiar incearca sa targeteze, nu sa trimita spam. Refuzurile trebuie sa fie pe lista scurta de atuuri organizatorice.

Preturile vs ROI

Cea mai mare problema apare atunci cand incerci sa explici unui potential partener de ce sunt costurile atat de „mari” (mereu vor fi prea mari), raportate la ROI-ul pe care il obtin. Exista cazuri fericite in care partenerii stiu ce vor. De cele mai multe ori insa problema se reduce la „noi va platim atat, vrem sa avem rezultate”. Totusi, e un rationament, dpmdv usor gresit, pentru ca nu e complet.

Evenimentele sunt un alt canal de promovare. Organizatorii se asigura de faptul ca acest canal este intretinut si are un potential targetat unei nise, responsabilitatea partenerului e sa se identifice intr-un mod inteligent in aceasta audienta, prin inovatie.

E ca si pe Google Adwords, platesti bani ca business-ul tau sa apara in topul rezultatelor dar asta nu iti va garanta conversie sau trafic. Poate concurenta e dispusa sa plateasca mai bine pe click si tu esti devansat in rezultate, sau poate concurenta nici nu trebuie sa plateasca pentru ca au o echipa foarte buna de Content Marketing & SEO si vor optimiza atat de bine continutul si paginile lor, incat vor urca in pozitiile fruntase, cu un mesaj si o interfata ce vibreaza mai bine cu potentialii clienti si, din nou esti devansat.

Lipsa creativitatii

Mereu incurajam partenerii sa faca „mini-activitati” in timpul evenimentelor, sa fie originali, sa iasa in evidenta. Am vazut foarte multe concursuri si activitati originale realizate de sponsori la evenimente din afara Romaniei, ce mi-au placut. Desi vreau sa le „importam” si la noi, de cele mai multe ori totul se rezuma la un stand, niste pliante si/sau cateva roll-up-uri. E pacat, companiile pierd potentiali clienti, participantii si noi pierdem valoarea adusa de aceste mici inovatii.

Vrem baza voastra de date

Nu am fost niciodata de acord cu aspectul asta. Toata lumea cere lista cu participantii evenimentelor noastre, crezand ca vor maximiza ROI-ul. Insa cum ar fi daca noi v-am fi clienti, si v-am cere toti partenerii, clientii, datele angajatilor samd?

Un eveniment exista si traieste exclusiv datorita participantilor ce vin la evenimente in fiecare an, unele companii vor acces fix la ce face evenimentul unic si valoros. Nu e corect. Da, exista conferinte, care in lipsa unui alt atuu, vand adresele de email ca si cum ar fi trafic de carne vie.

Daca aveti de gand sa participati la un eveniment ce vinde accesul la lista participantilor, luati in calcul ca si alti parteneri le vor primi, si probabil chiar si concurenta d-voastra. Asta inseamna ca tot procesul de ROI al adreselor de email va reveni la momentul initial – alocarea unor bugete pentru a convinge acei oameni ca voi sunteti mai buni decat concurenta. Cu alte cuvinte nu ati rezolvat nimic.

Organizatorii sunt vinovati pentru orice

Din nou, daca rezultatele asteptate de catre partener nu se concretizeaza, organizatorul e vinovat. Nu conteaza ca scopul parteneriatului a fost altul decat cel din asteptarile comunicate noua, nu conteaza ca partenerul nu a facut nimic pentru a ajunge la acel target ci s-a asteptat sa cada din cer, nu conteaza ca partenerul nu a intrebat inainte de eveniment organizatorii daca vor face X sau vor pune la dispozitie Y. Intradevar, clientul nostru, stapanul nostru, dar in final clientul nostru e participantul, iar clientul partenerilor este tot participantul, asa ca focusul nostru (organizatori si parteneri) ar trebui sa fie pe crearea unei experiente participantilor cat mai placuta.
De asemenea, desi de cele mai multe ori livram mai mult decat promitem, daca un sub-punct al unui paragraf minuscul, fara valoare reala sau cuantificabila nu este realizat, din nou e vina noastra ca nu ne facem treaba.

Ce probleme poti intampina in promovarea evenimentului si atragerea participantilor?

Pretul biletelor e prea mare

Oricat de diversificata ar fi oferta unui eveniment in pretul biletelor, mereu va fi prea mult. Nu conteaza ca tu ca sa aduci un speaker din SUA, Europa sau Asia costa 600-1500 euro (echivalentul a 10-50 de bilete la DefCamp, asta daca speaker-ul nu vrea bilet la clasa I), nu conteaza ca tu ai costuri logistice, nu conteaza ca tu le oferi food & drinks la locatie, nu conteaza ca tu esti om care pentru a atrage un sponsor trebuie sa platesti pentru zecile de drumuri pe care le faci, nu conteaza ca tu ca organizator pierzi sute de ore ca evenimentul sa fie o experienta minunata, completa si sa aduca beneficii participantilor, nu conteaza ca pretul biletelor e echivalentul a 10 pachete de tigari.

Nimic din astea nu conteaza, e prea scump, insa hainele de la Zara ce le porti de 2 ori pe an, masa de 3 ori pe zi la restaurentele de fite din Pipera sau filmele de la cinema saptamanale le poti plati, insa o taxa mica de participare nu se poate.

Bilete gratuite si vanatoare dupa discount-uri

E foarte dificil ca organizator sa nu cazi in plasa biletelor oferite gratuit la eveniment. Si noi incercam anual sa ne temperam aceasta abordare. Spre exemplu, la DefCamp oferim bilete gratuite doar sponsorilor, si, foarte rar, partenerilor media sau comunitatilor.

Totusi, cel mai dureros e cand vezi ca toate gratuitatile sunt luate ca painea calda, insa participantii uita, nu mai vin sau participa pentru o ora la eveniment doar pentru a se bucura de lunch sau de alte gratuitati oferite de organizatori/parteneri. De ce va inscrieti domnilor, de ce ocupati un loc care ar putea fi ocupat de cineva care chiar vrea sa vina la conferinta?

Cea mai mare implicare am observat-o din partea participantilor care platesc, ei se implica in activitati, in discutii, pun intrebari, se agita, traiesc evenimentul. De ce am oferi bilete gratuite?

Nemultumiri in timpul evenimentului

E imposibil sa multumim pe toata lumea. Desi in fiecare an aducem imbunatatiri in functie de feedback-ul primit, mereu se va ivi cineva care se plange ca nu a mancat (desi a ajuns cu 2 ore mai tarziu la masa), ca prezentarea X a fost gresita (desi el stie doar generalitati despre subiect), ca lipseste ceva care e critic pentru existenta sa in cele doua zile la eveniment (desi la oricare alt eveniment a mai fost, nu a primit), de ce nu am badge printat (desi el s-a inscris cu o zi inainte de eveniment) samd.

Iar mai mereu, cei mai rautaciosi vor fi tot cei care au beneficiat de discount-uri/gratuitati.

Inscrierea pe ultima suta de metri

Cred ca cea mai stresanta problema atunci cand incerci sa atragi participanti este inscrierea pe ultima suta de metri, cel putin in Romania. Cu o luna inainte de eveniment ai 100 de participanti inscrisi si nu stii daca sa continui sau sa anulezi, iar in ultima saptamana se inscriu ceilalti 600.

Toti organizatorii au problema asta. Si mereu, ca organizator nu stii ce sa faci. Sa reduci bugetul pentru mancare? Sa reduci costurile promotionalelor? Sa reduci costurile logistice? Dar daca totusi reusesti sa intri in target? Plus ca e foarte dificil pentru organizatori sa printeze, spre exemplu un badge, cu o zi inainte de eveniment, cand multe alte lucruri mai importante ard.

Ce probleme poti intampina in pozitionarea evenimentului?

Etichetarea gresita

Pentru mine, cea mai mare problema (desi uneori a fost si un avantaj) in organizarea DefCamp, a fost etichetarea evenimentului ca fiind unul la care participa hackeri, raportandu-se la definitia gresita a cuvantului, cea de infractori.

Echipa noastra s-a straduit foarte tare sa elimine aceasta eticheta si nu o data am suferit cand citeam reactii ale unor oameni care nici macar nu au fost prezenti in sala vreodata. Cred ca am reusit doar dupa vreo 2-3 ani sa mai scoatem aceasta impresie a publicului ce nu participa, dar care comenteaza pe diverse canale.

Promisiunile exagerate

Multe conferinte se vand exagerat de nesimtit, fiind in stare sa promita ca vei reusi sa devii milionar doar daca participi la eveniment. Noi mereu am incercat sa comunicam cu participantii si comunitatea intr-un mod cat se poate de sincer. Uneori ne-a reusit, alteori mai putin, insa mereu ne-am imbunatatit mesajele.

Imi amintesc si acum ca un profesor universitar de la unul din centrele mari din tara mi-a lasat un mesaj la prima editie DefCamp in care ne-a felicitat ca am fost sinceri, clari si nu am vandut gogosi. 🙂

Lipsa unor reactii din partea Media

Desi DefCamp zace pe o nisa cu potential foarte mare de a atrage cititorii in media, mereu va fi mai importanta arestarea unui amarat baron dintr-o comuna uitata de lume. Anul trecut, spre exemplu, am suferit foarte mult datorita alegerilor noului Presedinte, ignoranta sau neputinta celor din presa fiind semnficative. Si nu ducem lipsa de subiecte interesante, in ultimii ani am avut titluri de prezentari ca:

• Cum poti merge gratuit cu Metrorex/Ratb?
• Vulnerabilitati grave in terminale mobile sau in site-uri si device-uri populare in tara
• Care este starea securitatii in Romania?
• Cum poti controla un sistem de lansare al artificiilor?
• Cum poti intra in reteaua vecinului?
• Acestea dar si multe alte subiecte foarte foarte tari, au ramas fara ecou sau au avut un impact mic.

Totusi, nu ne-a oprit din a ne atinge si depasi target-urile si promisiunile ci doar ne-a ingreunat situatia si ne-a facut sa schimbam abordarea.

In concluzie

Daca ai citit toate aceste randuri, iti multumesc! Toate experientele acestea (dar si multe altele) au pus evenimentele la incercare de-a lungul timpului insa nu trebuie uitat ca acestea sunt o provocare fantastica, si desi apar multe situatii dificile, satisfactiile unui eveniment reusit sunt greu de descris. Sau, de ce nu, poate voi reusi sa le descriu intr-un alt material. 🙂

Totusi, in fiecare an trecem peste toate astea si multe altele pentru ca ne place. Nu uita, pe 15 iunie se finalizeaza inscrierile Very Early Bird de la DefCamp 2015! Te asteptam! 🙂